Een overledene uit het buitenland naar huis brengen: stap voor stap

Dit stappenplan gaat over het internationale vervoer en de documenten daarvoor. De uitvaart zelf valt erbuiten: die regelt de familie met een uitvaartondernemer naar keuze.

1. De eerste telefoontjes

• De alarmcentrale van de verzekeraar, als de overledene een reisverzekering, aanvullende zorgverzekering of uitvaartverzekering had. Meld het overlijden voordat u kosten maakt; veel polissen dekken repatriëring, maar de verzekeraar wil die meestal vooraf goedkeuren.
• De ambassade of het consulaat van het land van de overledene. Voor Nederlanders kan ook het 24/7 BZ Contactcenter helpen. Het consulaat vervoert de overledene niet zelf, maar legt uit welke documenten nodig zijn.

2. Overlijden vaststellen en de overlijdensakte

Een arts stelt het overlijden vast en de lokale burgerlijke stand maakt de overlijdensakte op. Bij een ongeval, misdrijf of onverklaard overlijden kan de politie of justitie onderzoek doen en is soms sectie nodig voordat de overledene wordt vrijgegeven. Vraag meerdere afschriften van de akte, bij voorkeur ook een internationaal (meertalig) uittreksel.

3. Vertaling, apostille en legalisatie

Een buitenlandse overlijdensakte moet vaak beëdigd vertaald worden en, afhankelijk van het land, gelegaliseerd of voorzien van een apostille. Het consulaat vertelt welke vorm Nederland of België accepteert. Wie dit vroeg regelt, voorkomt vertraging bij aankomst.

4. Het laissez-passer voor het stoffelijk overschot

Voor vervoer naar Nederland geven de lokale autoriteiten doorgaans een overlijdensakte en een laissez-passer af. Komt er geen laissez-passer, dan kan de Nederlandse ambassade of het consulaat helpen. Andere landen hebben vergelijkbare consulaire documenten, meestal op basis van de overlijdensakte, een verklaring dat er geen besmettelijke ziekte was, een balsemverklaring en een verklaring over de verzegeling van de kist.

5. Voorbereiding door een lokale uitvaartondernemer

In het land van overlijden haalt een lokale uitvaartondernemer de overledene op, verzorgt de voorbereiding die voor internationaal vervoer vereist is (meestal balsemen) en geeft de bijbehorende verklaringen af. De familie kiest de onderneming; sommige consulaten hebben een lijst van lokale bedrijven.

6. De verzegelde kist

Voor luchtvervoer gaat de overledene in een hermetisch afgesloten kist, meestal met een gesoldeerde zinken binnenkist, verpakt als luchtvracht. De luchtvaartmaatschappij en het land van bestemming bepalen de exacte eisen. Crematie ter plaatse is een alternatief; voor een urn gelden eigen, meestal eenvoudigere regels.

7. Luchtvracht en uitklaring

De kist reist als luchtvracht, niet als bagage, met een maatschappij die stoffelijke overschotten op die route vervoert. Voor de boeking zijn de documenten hierboven nodig, een luchtvrachtbrief en de naam van de ontvangende uitvaartondernemer. Familieleden kunnen meestal op dezelfde vlucht een stoel boeken.

8. Ontvangst in Nederland, België of elders

Op de luchthaven van bestemming haalt de door de familie gekozen uitvaartondernemer de kist op bij de vrachtafdeling, na douane en eventuele gezondheidsformaliteiten. Vanaf dat moment regelt de familie met die uitvaartondernemer de uitvaart. Een overlijden in het buitenland kan daarna ook in de Nederlandse of Belgische registers worden ingeschreven.

9. Verzekering en kosten

Zoek in de polis naar 'repatriëring van het stoffelijk overschot'. De dekking verschilt: soms wordt vervoer naar huis vergoed, soms een uitvaart of crematie ter plaatse tot een maximum. Bewaar alle bonnen en afschriften. Zonder dekking betaalt de familie; vraag dan eerst een schriftelijke offerte.

Hoe wij helpen

Wij coördineren het internationale vervoer van de overledene tussen elke twee landen: wij helpen de documenten te verzamelen, stemmen af met de lokale uitvaartondernemer, het consulaat, de vrachtafdeling van de luchtvaartmaatschappij en de alarmcentrale, en regelen de overdracht aan de uitvaartondernemer thuis. Eén coördinator blijft uw aanspreekpunt. De uitvaart zelf regelen wij niet.

Veelgestelde vragen

Wie bel ik als eerste bij een overlijden in het buitenland?

Meestal de alarmcentrale van de verzekeraar, als er een verzekering was, en de ambassade of het consulaat. Beide leggen uit welke stappen voor dat land gelden.

Wat is een laissez-passer voor een overledene?

Een document dat nodig is om een kist over de grens te vervoeren. Voor Nederland geven de lokale autoriteiten het meestal af; lukt dat niet, dan kan de Nederlandse ambassade of het consulaat helpen.

Moet de overlijdensakte vertaald worden?

Vaak wel. Afhankelijk van het land is een beëdigde vertaling en een apostille of legalisatie nodig. Het consulaat vertelt wat wordt geaccepteerd.

Waarom moet de kist verzegeld zijn?

Luchtvaartmaatschappijen en landen van bestemming eisen een hermetisch afgesloten kist, meestal met een gesoldeerde zinken binnenkist.

Kan een familielid meevliegen?

Meestal wel. De kist reist als luchtvracht en familieleden kunnen een stoel op dezelfde vlucht boeken.

Regelen jullie ook de uitvaart?

Nee. Wij coördineren het internationale vervoer en de papieren. De uitvaart regelt de familie met een uitvaartondernemer naar keuze.

Hoe lang duurt het?

Dat hangt af van de autoriteiten, een eventueel onderzoek, het consulaat en de vluchten. Wij noemen geen vaste termijnen, maar houden u steeds op de hoogte.